pia Agentur ERP
Jahrelang wechselte die Agentur zwischen Tools für Zeiterfassung, Projekte und Rechnungen. Manche konnten weit mehr als nötig und versteckten die tägliche Arbeit hinter Einstellungen. Andere waren einfach, aber ihnen fehlte genau das, was am Monatsende zählt.
Also haben wir unser eigenes ERP gebaut. Es behält nur das, was die Agentur jeden Tag nutzt. Dazu kommen die wenigen Dinge, die damals kein Tool am Markt bot. Ein Login und ein Ort für Stunden, Projekte, Angebote, Rechnungen und die Arbeitszeitregeln, die mit Mitarbeitenden einhergehen.
Ein Tool statt fünf Tabs
Problem
Stunden lagen in einer App, Arbeitszeiten in einer Tabelle, Angebote in Dokumenten und Mahnungen im Kopf einer Person. Jedes Monatsende hieß Zahlen hin und her kopieren.
Ziele
Einen Arbeitstag in Sekunden erfassen, am Desktop oder am Handy.
Budgets und offene Stunden sehen, ohne nachfragen zu müssen.
Aus Stunden und Angeboten Rechnungen machen, ohne etwas doppelt zu tippen.
Arbeitszeiten automatisch gegen das Gesetz prüfen.
Jede Zahl bis zur einzelnen Stunde nachvollziehbar halten.
Behalten, streichen, ergänzen
Bevor wir etwas gestaltet haben, sind wir jeden Screen der bisherigen Tools durchgegangen und haben jede Funktion einem von drei Stapeln zugeordnet.
Behalten
Zeiteinträge mit Projekt und Aufgabe, Kundendaten, Angebote, Rechnungen und Auswertungen.
Streichen
Ressourcenmodule, Verkaufspipelines, ungenutzte eigene Felder und ein komplettes CRM System.
Ergänzen
Arbeitszeitprüfung, Monatsabschluss, Urlaubsanträge mit Wirkung auf die Planung, Mahnungen mit Freigabe und ein Monatsbericht für die Lohnverrechnung.
Das Ergebnis ist ein Produkt mit weniger Screens als jedes Tool davor und mit mehr Arbeit, die es einem abnimmt.
Nach Aufgaben gegliedert, nicht nach Daten
Die Navigation folgt dem Tag. Oben steht die tägliche Arbeit, darunter Projekte, dann Abrechnung und Auswertungen. Alle im Team sehen ihre eigenen Stunden, Abwesenheiten, Aufgaben und Projekte. Die Admin sieht zusätzlich Rechnungen, Angebote, Auswertungen und Einstellungen.
Bewusst ruhig
Das Team verbringt ganze Tage in dieser App, also bleibt die Oberfläche ruhig. Eine warme neutrale Basis hält Zahlen lesbar, ein Lila Akzent markiert den nächsten Schritt und drei Statusfarben tragen Bedeutung, nie Dekoration.
Alles ist aus Tokens und Komponenten in Figma aufgebaut, die eins zu eins dem Code entsprechen. Farben, Abstände und Radien sind Variablen. Buttons und Eingabefelder haben jeden Zustand als Variante und Screens entstehen aus denselben Bausteinen wie die App.
Die Ansichten für jeden Tag
Zeiterfassung
Tagesansicht und Wochenraster. Jeder Tag zeigt gebuchte Zeit gegenüber der Sollarbeitszeit, damit Lücken auffallen, bevor der Monat endet.
Projekte
Die Budgetanzeige wird bei 80 Prozent gelb und rot, sobald ein Projekt überzieht, lange vor der Rechnung.
Rechnungen und Angebote
Dokumente entstehen in der App mit Textbausteinen und gehen als PDF im eigenen Design hinaus. Zahlungen, Teilzahlungen und Gutschriften bleiben am selben Datensatz.
Planung
Stunden je Person und Woche, Urlaube und Krankenstände sind von der Kapazität schon abgezogen.
Arbeitszeit
Beginn, Ende und Pausen pro Tag, geprüft gegen die gesetzlichen Grenzen und mit einem Zeitsaldo, der immer aktuell ist.
Auswertungen
Auslastung, Umsatz und offene Posten je Person und Monat, mit einem Klick exportiert.
Mobil
Zeit erfassen und die Woche prüfen geht am Handy genauso gut.
Jahre an Daten und keine einzige Abweichung
Ein Umstieg funktioniert nur, wenn nichts verloren geht. Alle Kunden, Kontakte, Projekte, Zeiteinträge, Angebote und Rechnungen aus dem bisherigen Tool wurden mit ihren Originalnummern übernommen. Ein automatischer Abgleich hat danach jeden Datensatz mit der Quelle verglichen und null Abweichungen gemeldet, bevor das alte Tool gekündigt wurde.
Weniger Verwaltung, mehr Agenturarbeit
Ein Tool ersetzt mehrere Abos und einen Stapel Tabellen.
Der Monatsabschluss ist kein Tag Zahlenkopieren mehr, sondern eine Durchsicht und ein Klick.
Budgets und offene Stunden sieht die Admin jederzeit.
Arbeitszeitregeln werden jeden Tag geprüft statt einmal im Jahr.
Jeder Betrag auf einer Rechnung lässt sich bis zu den Stunden dahinter zurückverfolgen.
Das beste interne Tool ist das, an das niemand denken muss. Die App erledigt die Buchhaltung im Hintergrund, damit das Team seine Zeit in die Arbeit steckt, für die Kunden bezahlen.
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