Proposal Studio
Jedes Angebot hat früher einen halben Tag gekostet. Preise kamen aus alten Dokumenten, das Layout aus einem Textprogramm und der Umfang aus dem Gedächtnis.
Proposal Studio macht aus einer Kundenmail oder einem kurzen Fragebogen in wenigen Minuten ein gesetztes Angebot mit korrekten Preisen. Es läuft im internen ERP der Agentur und teilt Login, Kunden und die ruhige Gestaltung.
Ein halber Tag pro Angebot
Problem
Jedes Angebot begann als Kopie des letzten. Alte Preise rutschten durch, die Umsatzsteuer kam von Hand dazu und das Layout brach, sobald ein Abschnitt länger wurde. Versenden hieß Datei exportieren, an eine Mail hängen und hoffen, dass die Zahlen stimmen.
Ziele
Von der Kundenmail in Minuten zum ersten Entwurf.
Stunden, Sätze, Rabatte und Umsatzsteuer jedes Mal gleich berechnen.
Ein Dokument, das nach der Agentur aussieht und nicht nach Vorlage.
Kunden ihr Projekt schon vor dem ersten Gespräch beschreiben lassen.
Nie ein Angebot mit fehlenden Angaben versenden.
Acht Schritte, ein Dokument
Der Assistent folgt der Reihenfolge des fertigen Angebots. Projektart, Kunde, Kontext, Leistungen, Preise, Ablauf und Bedingungen kommen vor der Vorschau. Der Editor behält dieselbe Reihenfolge, damit jeder Abschnitt am Bildschirm seinen Platz im PDF hat.
Von der Mail zum Entwurf
Die Projektleitung fügt die Mail oder Gesprächsnotizen des Kunden ein. Der Copilot liest sie und schlägt Projektarten, Mengen, Zusatzleistungen, Kundendaten, eine Deadline und offene Fragen vor. Nichts wird von selbst übernommen. Jeder Vorschlag wird mit einem Klick bestätigt und jeder Schritt bleibt bearbeitbar.
Kunden antworten zuerst
Vor dem ersten Gespräch bekommt der Kunde einen Link zu rund zehn kurzen Fragen, eine pro Screen, am Handy oder am Laptop. Bei einer Website folgen Seiten und Sprachen, bei einem Shop die Produkte und bei Drucksorten die Stückliste. Die Antworten landen im Dashboard und werden mit einem Klick zum Entwurf.
Preise, die aufgehen
Beträge werden in Cent gerechnet, mit einer Rundung pro Zeile. Zuerst kommen Zeilenrabatte, dann der Angebotsrabatt und dann die Umsatzsteuer je Satz. Fremdkosten bleiben getrennt und optionale Positionen werden gezeigt, aber nie zur Summe addiert. Offene Punkte zeigen fehlende Angaben und sperren das finale PDF bis zur Korrektur.
Ein Dokument, das man gern verschickt
Das PDF ist mit echtem Text und eingebetteten Schriften gesetzt, damit es scharf und durchsuchbar bleibt. Zwei Coverstile und drei Schriftpaare teilen sich ein Raster. Nach dem Cover mit dem pia Logo folgen Zusammenfassung, Umfang, Phasen, Zeitplan, Preise, Bedingungen und eine Seite zum Unterschreiben.
Wie Papier, nicht wie Software
Das Studio hat im ERP einen eigenen, ruhigeren Auftritt. Ein papierfarbener Hintergrund, schwarze Schrift, feine Linien und leichte Überschriften halten den Screen nah am gedruckten Angebot. Lila aus der Agenturmarke markiert, was gewählt wurde.
Die Komponenten sind in Figma mit einer Variante pro Zustand aufgebaut und entsprechen dem Code. Buttons, Felder, Status, Projektkarten, Assistentenschritte und die Investitionsübersicht sind in beiden dieselben Bausteine.
Jedes Angebot an einem Ort
Jedes Angebot hat einen Status und eine Historie. Versendete Angebote bestätigt eine Person, das System behauptet nie einen Versand. Ein angenommenes Angebot wird im ERP zum Projekt mit Budget und Aufgaben.
Ein erster Entwurf dauert Minuten statt einen halben Tag.
Preise, Rabatte und Umsatzsteuer werden jedes Mal gleich berechnet.
Jedes Angebot sieht nach der Agentur aus und liest sich wie ein Dokument.
Kunden beschreiben ihr Projekt schon vor dem ersten Gespräch.
Ein angenommenes Angebot wird im ERP zum Projekt mit Budget und Aufgaben.
Ein gutes Angebot ist vor allem Vorbereitung. Proposal Studio übernimmt die Vorbereitung, damit das Gespräch mit dem Kunden früher beginnen kann.
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